Vergaderen in de natuur: een heidag of teamsessie op de Utrechtse Heuvelrug
Wij zijn geen congreshotel. Er is hier geen zaal met een naam, geen beamer en geen dagvoorzitter die om tien uur koffie binnenrijdt. Wat er wel is: een vrijstaand huis in het bos van Soest, waar uw team met acht man om één tafel zit, en waar de deur uitkomt op de Soesterduinen in plaats van op een parkeerdek.
Voor het soort dag waarop het echt ergens over moet gaan is dat geen gebrek maar het hele idee. Een strategiedag, een heidag, een brainstorm of een schrijfsessie werkt beter zonder ingebouwde afleiding. Geen andere groepen op de gang, geen omroepinstallatie, geen ingeplande teambuildingsactiviteit met een boswachter erbij.
Wij zitten in het hart van het land: twintig minuten van Amersfoort, een half uur van Utrecht, en voor de meeste teams binnen een uur te doen. Hieronder leest u wat het inhoudt, voor welke dagen het werkt en voor welke niet, en hoe u het regelt.
Geen vergaderzaal, maar een huis
Het verschil zit hem in het meubilair. In een vergaderzaal zit iedereen in dezelfde stand van negen tot vijf. In een huiskamer verschuift dat vanzelf: 's ochtends aan de eettafel, na de lunch onderuit op de bank, en de lastigste discussie van de dag ergens tussen de keuken en het terras.
U huurt bij ons een complete vakantiewoning, niet een ruimte per dagdeel. Dat betekent een eigen keuken, een eigen terras, wifi en een deur die dicht kan. Wat u meeneemt is uw laptop en uw eigen agenda. Wat u niet aantreft is een AV-installatie, dus wie een presentatie voor dertig man wil geven zit hier verkeerd. Wie met acht mensen een jaarplan moet omgooien juist niet.
Het bos hoort bij de agenda
De beste ingeving van de dag komt zelden aan tafel. Plan daarom een wandeling in het midden van uw programma in plaats van eromheen. De routes over de Utrechtse Heuvelrug beginnen bij de bosrand van het park, dus u loopt zo de heide op zonder eerst te rijden. Anderhalf uur is genoeg om een vastgelopen discussie los te trekken.
Voor wie liever beweegt: er zijn e-bikes te huur op het park. Een uur fietsen tussen twee sessies doet meer voor de scherpte van een middagblok dan een derde kop koffie.
Welk huis past bij welk team
De maat van het gezelschap bepaalt de keuze:
- Vier personen: het natuurhuisje, voor een kleine kernsessie.
- Zes personen: de Canadese bungalow of de loghome. De luxe villa met wellness kan ook, en die heeft een eigen barrelsauna en jacuzzi.
- Acht personen: het Jagershuys, voor de meeste teams de logische keuze.
- Tien personen: de Zweedse bungalows Stockholm en Göteborg, 135 vierkante meter met vijf slaapkamers. Meer over deze accommodaties voor tien personen.
Groter dan tien onder één dak lukt niet. Twee huizen naast elkaar combineren kan wel, maar dat regelen we handmatig.
Voor welk soort dag dit werkt
Wees eerlijk over wat u komt doen, dan weet u meteen of dit klopt.
Wel geschikt
Een heidag met het managementteam. Een strategiesessie waar de uitkomst nog open ligt. Een brainstorm die vastloopt in de eigen vergaderzaal. Een schrijf- of ontwerpsessie waarbij mensen een dag ongestoord moeten kunnen doorwerken. Een tweedaagse offsite met overnachting, waarbij de avond net zo belangrijk is als de dag.
Niet geschikt
Een plenaire sessie met dertig deelnemers. Een hybride vergadering waarbij de helft inbelt en de techniek moet staan. Een dag waarop u catering, een dagvoorzitter en een strak dagprogramma wilt inkopen. Daar zijn conferentiehotels voor, en die zijn er genoeg in de buurt. Wij doen één ding, en dat is een team ongestoord bij elkaar zetten in het bos.
Hoe u het regelt
De gewone route is dat u een huis huurt en er met uw team gebruik van maakt. Dan bent u vrij in wat u er doet en hoe laat u begint of stopt.
Dagverhuur zonder overnachting kan op aanvraag. Dat hangt af van de bezetting en van de periode, dus bel daarvoor even. In het hoogseizoen is de kans kleiner, in de rustige maanden is er meestal ruimte.
Voor een langer verblijf geldt vaak een speciaal tarief. Werkt uw team een paar weken aan één project, informeer dan naar de mogelijkheden.
Wat u zelf meeneemt
Uw laptops en uw eigen materiaal. Een flipover of scherm hebben wij niet standaard staan, dus als u dat nodig heeft, neem het mee of laat het weten. De keuken is volledig ingericht, dus lunch kunt u zelf verzorgen of onderweg meenemen. In Soest en Amersfoort zit genoeg.
Dat klinkt karig naast een all-inclusive vergaderarrangement, en dat is het ook. Het scheelt u alleen wel de helft van de prijs en de hele dagvoorzitter.
De avond, als u blijft slapen
Een tweedaagse offsite is waar dit het sterkst werkt. Na de laatste sessie is de Finse Kelo sauna per twee uur te boeken voor maximaal vier personen, voor 75 euro. Hij staat in het bos aan de duinrand, met uitzicht over de Soester duinen vanaf het terras. Dat is een ander soort avond dan de bar van een congreshotel, en de gesprekken die daar gevoerd worden zijn dat meestal ook.
Werkt u alleen, niet met een team?
Dan bent u hier ook welkom, maar dan is een andere pagina relevanter. Kijk bij werkplek in de natuur voor het langere, individuele verblijf: remote werken vanuit een vakantiewoning, met speciale tarieven voor meerdere weken.
Aanvragen
Vertel ons met hoeveel u komt, welke datum u in gedachten heeft, en of u blijft slapen. Dan kijken we welk huis past en wat er kan.
Bel +31 (0)35 6095411 of mail naar reservation@eekhoornnest.nl. Wij zijn een klein, familiegerund park, dus u krijgt iemand aan de lijn die het antwoord weet.
